EMPLOYER BRANDING EXCELLENCE AWARDS (EBEA) 2026

§1. Postanowienia ogólne

1. Organizatorem konkursu Employer Branding Excellence Awards (EBEA) jest HRM Institute Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, przy ulicy Zabłocie 19A/57, 30-701 Kraków.
2. Konkurs ma charakter międzynarodowy i skierowany jest do organizacji prowadzących działania employerbrandingowe w Europie oraz na rynkach globalnych.
3. Celem konkursu jest nagradzanie najbardziej skutecznych, wyróżniających się i strategicznych działań employerbrandingowych.
4. Konkurs obejmuje projekty realizowane w organizacjach prywatnych, publicznych oraz non-profit.
5. Wyniki konkursu ogłaszane są podczas Gali Employer Branding Excellence Awards, 16 października 2026 roku.

§2. Warunki uczestnictwa

1. Do konkursu mogą zostać zgłoszone projekty employer brandingowe realizowane w ciągu ostatnich 18 miesięcy przed datą zgłoszenia. Projekt może być w toku – zgłoszenie musi jednak zawierać udokumentowane, mierzalne wyniki z okresu realizacji.
2. Zgłoszeń mogą dokonywać:

• pracodawcy
• agencje i podmioty trzecie – pod warunkiem posiadania pisemnej zgody organizacji, której dotyczy zgłoszenie; zaświadczenie należy dołączyć do zgłoszenia lub przesłać na adres konkurs@hrminstitute.pl

3. Jeden projekt może zostać zgłoszony do kilku kategorii.
4. Każde zgłoszenie wymaga osobnej opłaty.
5. W zgłoszeniach obowiązuje język angielski. Dopuszczalne są zgłoszenia dwujęzyczne: język angielski + oficjalny, obowiązujący język kraju, z którego wysyłane jest zgłoszenie.

§3. Kategorie konkursowe

Konkurs podzielony jest na cztery filary:

FILAR I – EB STRATEGY

• Challenger Strategy
• Grand Strategy
• Employer Brand Legacy

FILAR II – EB ATTRACTION

• Brand Campaign of the Year
• Visual Identity
• Creative Copy
• Film of the Year
• Career Website of the Year
• Candidate Journey
• Social Presence
• Talent Event & Experience

FILAR III – EB & CULTURE

• Internal Campaign of the Year
• Organisational Culture & Values
• Employee Advocacy
• Talent Development
• People Wellbeing
• Employee Experience Event
• Power of Recognition
• Engagement Drive

FILAR IV – SPECIAL AWARDS

• Social Impact Award
• Grand Prix EBEA

W wybranych kategoriach obowiązują podkategorie, w szczególności:

• podział budżetowy (np. Talent Event & Experience):
  – Smart budget – do 20 000 EUR
  – Grand budget – powyżej 20 000 EUR
• podział branżowy (np. Brand Campaign of the Year)
• podział według wielkości organizacji

Podział branżowy nie jest czynnikiem decydującym o przyznaniu nagrody w konkretnej branży. Szczegółowy opis kategorii i podkategorii publikowany jest na stronie konkursu.

§4. Proces zgłoszenia

1. Zgłoszeń dokonuje się poprzez formularz dostępny na stronie konkursu.
2. Warunkiem złożenia zgłoszenia jest wcześniejsze dokonanie zakupu zgłoszenia lub pakietu zgłoszeń.
3. Wzór formularza konkursowego można pobrać na stronie konkursu przed dokonaniem zakupu.
4. Po zaksięgowaniu opłaty zgłaszający otrzymuje:

•  indywidualny numer zgłoszenia lub pakietu zgłoszeń
• potwierdzenie zakupu

5. Numer zgłoszenia należy podać w formularzu podczas przesyłania projektu. Jeden numer odpowiada jednemu formularzowi.
6. Zgłoszenie uznaje się za złożone po:

• dokonaniu zakupu zgłoszenia,
• otrzymaniu numeru zgłoszenia,
• wypełnieniu formularza zgłoszeniowego,
• przesłaniu materiałów konkursowych w formacie PDF.

7. Zgłoszenia przesłane bez numeru zgłoszenia nie będą zakwalifikowane do oceny.
8. Po przesłaniu zgłoszenia edycja ani wycofanie materiałów nie jest możliwe.

§5. Opłaty konkursowe

1. Etapy cenowe i opłaty za pojedyncze zgłoszenie:

• Early Bird – do 20 lipca 2026 – 250 EUR netto
• Regular – do 10 sierpnia 2026 – 320 EUR netto
• Late – do 3 września 2026 – 400 EUR netto

2. Dostępny jest pakiet 5 zgłoszeń w cenie 3, przypisany do jednego podmiotu zamawiającego.
Cena pakietu zależy od etapu zgłoszenia:

• Early Bird – do 20 lipca 2026 – 750 EUR netto
• Regular – do 10 sierpnia 2026 – 960 EUR netto
• Late – do 3 września 2026 – 1 200 EUR netto

3. Pakiet może być wykorzystany częściowo oraz w różnych kategoriach.
4. Pakiet przypisany jest do jednego podmiotu zamawiającego. Agencje zgłaszające projekty w imieniu różnych klientów powinny dokonywać osobnych zakupów dla każdego pracodawcy lub skontaktować się z organizatorem w celu ustalenia indywidualnych warunków: konkurs@hrminstitute.pl.
5. Opłaty za zgłoszenia, w tym za niewykorzystane zgłoszenia w pakiecie, nie podlegają zwrotowi, z zastrzeżeniem §14 pkt 6.
6. Faktury wystawiane są w PLN według kursu EUR z dnia wystawienia faktury proforma, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

§6. Terminy zgłoszeń

1. Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń: 3 września 2026, godz. 23.59
2. Zgłoszenia przesłane po terminie nie są przyjmowane, bez wyjątków.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminów. Wszelkie aktualizacje publikowane są na stronie konkursu oraz przesyłane drogą mailową do zarejestrowanych uczestników.

§7. Wymogi zgłoszenia

1. Zgłoszenie musi:

• być przygotowane na oficjalnym wzorze formularza zgłoszeniowego lub z zachowaniem kolejności slajdów merytorycznych na własnej formatce
• być przesłane w języku angielskim lub dwujęzyczne (język angielski + oficjalny język kraju, z którego pochodzi zgłoszenie)
• być przesłane w formacie PDF (maksymalny rozmiar pliku: 15 MB)
• zachować strukturę: Wyzwanie → Diagnoza → Rozwiązanie → Wynik

2. Limity objętości prezentacji zgłoszeniowej:

• Maksymalnie 25 slajdów dla wszystkich kategorii
• Maksymalnie 2000 znaków na slajdzie (w przypadku zgłoszeń dwujęzycznych przypada po 2000 znaków na każdy język, na slajd)

3. Limity materiałów dodatkowych:

• maksymalnie 5 linków zewnętrznych
• maksymalnie 10 grafik (20 dla kategorii Visual Identity)

4. Przekroczenie limitów znaków lub zawartości skutkuje odrzuceniem zgłoszenia.

§8. Kryteria oceny

1. Każde zgłoszenie oceniane jest według pięciu kryteriów:

• Strategiczność i powiązanie z biznesem – 25 pkt
• Jakość wdrożenia i egzekucja – 25 pkt
• Skuteczność – 25 pkt
• Innowacyjność – 15 pkt
• Efekt Premium – 10 pkt

2. Maksymalna liczba punktów wynosi 100.
3. Każde zgłoszenie oceniane jest indywidualnie przez kilku jurorów przypisanych do danej kategorii.
4. Juror nie ocenia zgłoszeń ani kategorii, których był współautorem lub w których zachodzi konflikt interesów.
5. Jurorzy przyznają punkty niezależnie od siebie i nie znają ocen pozostałych jurorów.
6. Wynik końcowy zgłoszenia stanowi średnią arytmetyczną ocen wszystkich jurorów oceniających dany projekt.
7. Na podstawie średniej punktowej tworzony jest ranking projektów w każdej kategorii.
8. Szczegółowe opisy kryteriów wraz ze wskazówkami jury dostępne są na stronie konkursu oraz w Przewodniku konkursowym.

§9. Proces oceny i nominacje

1. Ocena zgłoszeń przebiega w trzech etapach:

• Etap I – ocena indywidualna: każdy projekt oceniany jest niezależnie przez kilku jurorów, którzy przyznają punkty zgodnie z kryteriami oceny
• Etap II – shortlista finalistów: na podstawie średniej arytmetycznej ocen jurorów tworzony jest ranking projektów w każdej kategorii; projekty spełniające wymagany próg punktowy uzyskują status finalistów
• Etap III – obrady jury: jurorzy spotykają się i omawiają projekty zakwalifikowane do shortlisty, a następnie wybierają zwycięzców i wyróżnienia

2. Do shortlisty finalistów kwalifikują się projekty, które osiągnęły wymagany próg punktowy i uzyskały najwyższą średnią punktową w danej kategorii.
3. Minimalny próg punktowy kwalifikujący do shortlisty ustalany jest przez jury po zakończeniu oceny indywidualnej, w oparciu o poziom i liczbę zgłoszeń w danej edycji. Próg nie jest podawany z wyprzedzeniem – organizator ogłasza wyłącznie listę finalistów po jego zastosowaniu.
4. Jury zastrzega sobie prawo do korekty progu punktowego w zależności od poziomu zgłoszeń w danej kategorii.
5. Liczba finalistów w kategorii nie jest z góry określona.
6. Projekty zakwalifikowane do shortlisty uzyskują status finalistów konkursu. Lista finalistów publikowana jest na stronie konkursu. Informacja o opublikowaniu shortlisty na stronie konkursu pojawi się również na profilu firmowym LinkedIn organizatora oraz zostanie wysłana poprzez newsletter do subskrybentów organizatora.
7. Szczegółowe wyniki punktowe zgłoszeń nie są podawane podczas trwania konkursu ani po jego zakończeniu. Informacje te dostępne są wyłącznie w ramach płatnej usługi Feedback Premium, świadczonej po ogłoszeniu wyników podczas Gali EBEA.

§10. Wybór zwycięzców i Grand Prix

1. Po ogłoszeniu shortlisty odbywa się trzeci etap oceny – jury spotyka się i omawia wszystkie projekty finalistów w obrębie kategorii.
2. Na podstawie dyskusji jury wybiera:

• zwycięzców kategorii
• wyróżnienia

3. Jury może zdecydować o nieprzyznaniu nagrody w danej kategorii, jeśli zgłoszenia nie spełniają wymaganych standardów.
4. Grand Prix EBEA to najwyższe wyróżnienie konkursu. Przyznawane jest na obradach jury po wręczeniu wszystkich nagród kategorycznych – dla projektu, który w danej edycji wyznaczył nowy standard employer brandingu i zasługuje na szczególne wyróżnienie ponad poziom kategorii.
5. Grand Prix przyznawane jest wyłączną decyzją pełnego składu jury spośród wszystkich projektów nagrodzonych w kategoriach. Nie ma możliwości zgłoszenia projektu bezpośrednio do tej nagrody.
6. Grand Prix nie musi być przyznane w każdej edycji.
7. Wszyscy uczestnicy konkursu poinformowani zostaną o wyniku poprzez wiadomość e-mail, na adres wskazany w zgłoszeniu konkursowym.
8. Zwycięzcy i wyróżnieni oficjalnie ogłoszeni zostaną podczas Gali rozdania nagród 16 października 2026 r.
9. Po zakończeniu Gali rozdania nagród informacja o zwycięzcach i wyróżnionych pojawi się na stronie konkursu oraz zostanie opublikowana na profilu firmowym LinkedIn organizatora oraz następnego dnia roboczego poprzez newsletter do subskrybentów organizatora.
10. Zwycięzca w każdej kategorii konkursowej otrzymuje statuetkę Łucznika – unikatowy obiekt ręcznie wykonany przez polskich artystów witrażystów – oraz imienny Certyfikat Laureata EBEA potwierdzający zdobycie nagrody. Uczestnicy, którym przyznano wyróżnienie, otrzymują dyplom i Certyfikat Laureata EBEA.

11. Nagrody w postaci statuetki EBEA, dyplomu oraz Certyfikatu Laureata EBEA wręczane są zwycięzcom i/lub wyróżnionym osobiście, na scenie, podczas Gali wręczenia nagród, 16 października 2026r. 
12. W przypadku nieobecności nagrodzonych podczas Gali wręczenia nagród, organizator na prośbę zainteresowanych może wysłać statuetkę EBEA i/lub dyplom oraz Certyfikat Laureata EBEA za pośrednictwem InPost po wcześniejszym ustaleniu tego z Organizatorem konkursu i potwierdzeniem poprzez wiadomość e-mail.
13. Laureaci zobowiązani są do:

• prezentacji projektu podczas Gali EBEA (maksymalnie 3 minut)
• przygotowania artykułu opisującego projekt (ok. 5000 znaków) wraz z materiałami wizualnymi i logo firmy – termin i wytyczne redakcyjne przekazywane są po ogłoszeniu wyników

§11. Publikacja materiałów konkursowych

1. Laureaci i finaliści zobowiązani są do dostarczenia organizatorowi artykułu opisującego projekt (ok. 5000 znaków) wraz z materiałami wizualnymi i logo firmy. Materiały te stanowią podstawę komunikacji i promocji prowadzonej przez organizatora.
2. Na podstawie dostarczonych materiałów organizator tworzy treści do komunikacji w social mediach, Winners Book oraz innych materiałach pokonkursowych.
3. Zgłaszający może wskazać dane, które nie mogą być publikowane. W takim przypadku stosuje w zgłoszeniu i artykule dane procentowe lub zagregowane zamiast wartości bezwzględnych.
4. Zastrzeżenie danych nie wpływa na możliwość oceny projektu przez jury, które otrzymuje pełną wersję zgłoszenia.

§12. Winners Book

1. Po zakończeniu konkursu organizator przygotowuje publikację podsumowującą edycję – EBEA Winners Book.
2. Publikacja zawiera case studies projektów nagrodzonych oraz wybranych finalistów, oparte na materiałach dostarczonych przez zgłaszających zgodnie z §11.
3. Winners Book może zawierać:

• opisy projektów
• wyniki i osiągnięcia
• komentarze jury
• analizy trendów employer brandingu
• inspiracje rynkowe
• logo firmy (zwycięzcy i wyróżnieni)

4. Organizator może redagować materiały w celu zapewnienia spójności publikacji, bez zmiany merytorycznego sensu projektu.

§13. Poufność i prawa do materiałów

1. Zgłoszenia konkursowe traktowane są jako poufne i wykorzystywane wyłącznie na potrzeby procesu oceny przez jury.
2. Dostęp do pełnych zgłoszeń mają wyłącznie jurorzy konkursu, organizator oraz osoby zaangażowane w obsługę procesu oceny.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do nieodpłatnej publikacji informacji o finalistach, zwycięzcach i nagrodzonych projektach bez konieczności uzyskiwania dodatkowej zgody. Podstawą tej komunikacji są materiały dostarczone przez zgłaszającego zgodnie z §11.
4. Zgłaszający oświadcza, że:

• posiada prawa do wszystkich materiałów wykorzystanych w zgłoszeniu
• posiada zgody na publikację wizerunku i treści osób trzecich
• ponosi odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich

5. Z chwilą dokonania zgłoszenia do Konkursu Zgłaszający udziela Organizatorowi nieodpłatnej, niewyłącznej licencji na korzystanie z materiałów zgłoszeniowych w celach związanych z organizacją, promocją, komunikacją, edukacją, informowaniem o Konkursie oraz działaniami pokonkursowymi.
6. Licencja, o której mowa powyżej, zostaje udzielona bez ograniczeń terytorialnych, na okres 5 lat od dnia zakończenia Konkursu w mediach społecznościowych, newsletterach, materiałach promocyjnych, edukacyjnych, informacyjnych i pokonkursowych, a także prezentowanie ich podczas wydarzeń, spotkań, konferencji, szkoleń, webinarów i innych działań związanych z Konkursem.
7. Udzielenie licencji nie powoduje przeniesienia autorskich praw majątkowych do materiałów zgłoszeniowych na Organizatora i nie ogranicza prawa Zgłaszającego do dalszego korzystania z tych materiałów.
8. Organizator może oznaczać materiały imieniem i nazwiskiem, nazwą firmy lub innym oznaczeniem Zgłaszającego, jeżeli zostały one podane w zgłoszeniu konkursowym, chyba że Zgłaszający zastrzegł inaczej.
9. Organizator może dokonywać niezbędnych zmian technicznych i redakcyjnych materiałów, takich jak zmiana formatu, rozmiaru, kadrowanie, skrócenie lub dostosowanie do publikacji, pod warunkiem poszanowania autorskich praw osobistych Zgłaszającego.

§14. Postanowienia końcowe

1. Przesłanie zgłoszenia jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu, zasad oceny, zasad publikacji oraz zasad poufności.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu, harmonogramu konkursu, kategorii konkursowych oraz składu jury. Informacje o zmianach publikowane są na stronie konkursu.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia niezgodnego z regulaminem, wykluczenia zgłoszenia z konkursu oraz nieprzyznania nagrody w danej kategorii.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do interpretacji regulaminu. W sprawach nieuregulowanych decyzję podejmuje organizator.
5. Zgłoszenia przyjmowane są wyłącznie w języku angielskim lub jako zgłoszenia dwujęzyczne (język angielski + oficjalny język kraju, z którego pochodzi zgłoszenie)
6. W przypadku odwołania konkursu organizator dokonuje zwrotu uiszczonych opłat w pełnej wysokości w terminie 14 dni od wysłania informacji o odwołaniu.
7. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie konkursu.

W przypadku pytań prosimy o kontakt: konkurs@hrminstitute.pl

EBEA 2026 – Employer Branding Excellence Awards | www.ebeaawards.com